Tips voor een goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Maar waar te beginnen? Voor veel collega’s is een audit een spannend moment. Het voelt toch als een examen waarbij ze geen fouten willen maken. Om u als organisatie goed voor te bereiden op de certificering en om die spanning bij collega’s weg te nemen geven wij 10 gouden tips!
De eerste stap is om te inventariseren wat er al aanwezig is binnen het bedrijf dat voldoet aan de aspecten van de norm. Maak een overzicht van alle processen. Vervolgens kunt u eenvoudig een plan maken voor het implementeren van bijv. ISO 9001 of CO2-prestatieladder. De implementatie kunt u zelf doen of met hulp van een externe partij.
Om de documentatie te op te kunnen stellen, heeft u zoveel mogelijk informatie nodig. Door in gesprek te gaan met verschillende disciplines verzamelt u de benodigde informatie. Hiermee kunt u vervolgens de kansen en risico’s bepalen. Ook is het belangrijk om de behoeftes en verwachtingen van de stakeholders in kaart te brengen.
Wanneer de eisen van de norm vertaald zijn naar documentatie, kunt u beginnen met de uitvoering. Maak duidelijke werkafspraken voor de implementatie van de documenten. Op basis van deze afspraken, kunnen de juiste mensen aan de slag om de processen in te richten volgens de norm.
Wat voor u als KAM-coördinator of QHSE-officer dagelijkse kost is, kan voor uw collega(s) onbekend of onduidelijk zijn. Daarom is het belangrijk om uw collega’s tijdens de implementatiefase voldoende informatie te geven. Gedurende het traject of voorafgaand aan de audit kunnen collega’s vragen hebben. Luister hier goed naar. Zo creëert u draagvlak binnen de organisatie. Bovendien zijn collega’s op die manier beter voorbereid en voelen ze zich zekerder bij de audit.
Herhaling is de sleutel tot bewustwording. U kunt zich voorstellen dat nieuwe, onbekende stof niet in één keer blijft hangen. Het is daarom van belang om regelmatig zaken te herhalen. U kunt bijvoorbeeld bewustwordingssessies organiseren. In zo’n sessie beantwoordt u vragen en bespreekt u praktijkvoorbeelden. Een andere manier is elkaar aanspreken op gedrag. Zo wordt iedereen bewust van de manier waarop gehandeld moet worden.
Wanneer u een managementsysteem heeft opgezet, is het belangrijk dat collega’s bekend zijn met de normelementen die hierin verwerkt zitten. Het is niet nodig dat iedereen het managementsysteem uit zijn hoofd kent, maar de grote lijnen zijn wel belangrijk. Deel het daarom, ter voorbereiding op de audit, tijdig met uw collega’s en wijs hen op de normelementen die voor hen relevant zijn.
Een collega moet, alvorens de audit plaatsvindt, het vertrouwen hebben dat alles binnen de organisatie goed is ingeregeld. Wanneer u gedurende de implementatie bovenstaande stappen hebt doorlopen, dan is het zaak om gedurende een periode te werken volgens deze opzet. Het is van belang dat het voor iedereen goed duidelijk is hoe er wordt gewerkt, zodat het routine wordt.
Met een interne audit toetst u het managementsysteem op conformiteit. Dit is een verplicht onderdeel. De interne audit bestaat uit alle normonderdelen en een deel van de processen. Het is belangrijk om de objectiviteit te waarborgen. Dit kunt u doen door een externe consultant in te huren voor de audit of door een collega hiervoor op te leiden.
Ook de directiebeoordeling is een verplicht onderdeel van de norm. Daarin geeft de directie hun mening over de effectiviteit van het managementsysteem. Acties en doelstellingen die hieruit voorkomen worden geanalyseerd. Het is belangrijk om de directiebeoordeling goed te documenteren.
Met bovenstaande tips bereidt u uw collega’s al voor een groot deel voor op de externe audit. Toch kan het nuttig zijn om nog eens goed voor te bespreken hoe een audit verloopt. Leg bijvoorbeeld uit dat de externe audit uitgevoerd wordt door een Certificerende Instelling, die kijkt naar specifieke normeisen en wet- en regelgeving. Leg ook de verschillende fasen van een audit uit en wat de rol van uw collega’s daarin is. Als zij de audit spannend vinden, benadruk dan dat jullie in de implementatiefase alles al hebben doorlopen en hebben voorbereid. De dag van de externe audit zou geen verrassing moeten zijn.
