Top 5 meest voorkomende afwijkingen

1. Risico’s en kansen
   Regelmatig constateren we afwijkingen binnen organisaties als het gaat om het inventariseren van risico’s en kansen. Hoewel een gedocumenteerd risicomanagementproces geen vereiste is, lijkt dit een punt dat onderschat wordt. Vaak zien we dat niet alle (belangrijke) risico’s zijn bepaald of dat deze onvolledig zijn gedocumenteerd, wanneer dat vanuit sommige normen wordt voorschreven. Wanneer de auditor in de praktijk significante risico’s aantreft die niet in het managementsysteem zijn bepaald of soms benoemd, dan is dit vaak reden voor een afwijking. Op dat moment zijn immers onvoldoende acties gepland om risico’s en kansen op te kunnen pakken.
2. Interne audits en werkplekinspectie
   Ook zien we dat organisaties niet altijd interne audits uitvoeren of dat zij deze niet goed registreren. Door het niet goed te documenteren is niet altijd duidelijk wat er precies beoordeeld is. Ook zien we een gebrek aan documentatie omtrent de planning en de aanpak van de interne audits. Er kan dan niet worden aangetoond dat het proces van de interne audits goed verloopt.
3. Directiebeoordeling
   Een veel voorkomende afwijking bij de directiebeoordelingen is het feit dat de beoordelingen niet aantoonbaar worden uitgevoerd. Dit kan betekenen dat ze niet goed worden uitgevoerd of niet goed worden gedocumenteerd. In beide gevallen resulteert dit vaak in een afwijking. Vrijwel ieder certificatieschema stelt namelijk eigen aan documentatie van de directiebeoordeling.
4. Diploma’s en keuringsrapporten
   Regelmatig gaat het mis door het ontbreken van een goede planning. We zien dat de geldigheid van certificaten, tijdige keuring en kalibratie van meetmiddelen niet goed wordt bijgehouden. Vaak wordt dit veroorzaakt doordat er te weinig controles worden uitgevoerd op het proces. Hierdoor kan de planning niet goed worden vormgegeven. Een veel voorkomende afwijking die makkelijk te voorkomen is.
5. Corrigerende maatregelen
   Corrigerende maatregelen hebben als doel om herhaling van fouten te voorkomen. De norm vraagt van u om de oorzaak van het probleem te achterhalen en hier iets aan te doen. Vaak zien we echter dat er na een afwijking onvoldoende maatregelen getroffen worden om herhaling te voorkomen. Vaak wordt het probleem enkel lokaal aangepakt en niet bij de kern.