Ondersteuning bij een audit
Al onze certificaathouders hebben er mee te maken: audits. Of het nu gaat om een audit bij u op locatie of op afstand. Als bedrijf streeft u naar een zo goed mogelijk auditresultaat. Welke tips kan een auditor geven? Hieronder zijn vijf tips die u kunnen ondersteunen bij het voorbereiden en doorlopen van een audit.
Zorg ervoor dat documenten en medewerkers beschikbaar zijn tijdens de audit. Verzamel en orden relevante informatie en zorg dat documenten zoals jaarplannen en formulieren up-to-date zijn. Een goede voorbereiding kan helpen om alle gevraagde informatie snel beschikbaar te hebben. Breng daarnaast de betrokken afdelingen op de hoogte van de audit zodat zij beschikbaar zijn als dit nodig is.
Wees op de hoogte van de normeisen, deze moeten ook bij het personeel bekend zijn. Het is van belang om altijd op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelen en de nieuwste wijzigingen van de normeisen. Neem de normeisen goed door en ga na hoe ze geborgd zijn. Zijn de laatste wijzigingen goed doorgevoerd?
Zorg ervoor dat tijdens de audit de bedrijfsactiviteiten gewoon doorgaan zoals gebruikelijk. Probeer niet op het laatste moment zaken recht te trekken of producties uit te sluiten. Dit geeft ook het verkeerde signaal aan de mensen op de werkvloer. Het is belangrijk vertrouwen te hebben in de kwaliteit van de producten en diensten die worden geleverd. Zorg dus dat deze kwaliteit stabiel is en dat er continu wordt voldaan aan eisen en richtlijnen.
Het geeft vertrouwen als openheid van zaken wordt gegeven. Neem de auditor juist mee naar de verschillende afdelingen in plaats van hem/haar daar weg te houden. Als zaken bewust niet geheel volgens de norm worden gedaan, maak het dan zichtbaar. Maak duidelijk dat het om een bewuste keuze gaat en leg vast waarom die keuze is gemaakt.
Ga goed voorbereid de audit in. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is en wie de vervanger is bij afwezigheid en zorg dat (een van) deze personen die dag beschikbaar of goed bereikbaar zijn.
Wilt u meer informatie ontvangen over het proces en de voorbereiding van een audit? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)345 585 000 of via e-mailadres info-cert@normecgroup.com. Ons team van ervaren auditoren staat voor u klaar.
