Corona maatregelen en audits op afstand (Remote Auditing)

We worden allemaal geconfronteerd met de gevolgen van de Corona crisis. Dit brengt allerlei onzekerheden met zich mee en vergt voor iedereen aanpassingen en flexibiliteit. Graag willen we informeren over wat wij doen om onze mensen en onze certificaathouders een veilige werkplek te bieden en hoe wij ons hebben georganiseerd om uw continuïteit te waarborgen.

Audits op veilige afstand
Onze auditoren werken daar waar mogelijk op afstand. Via bijvoorbeeld videoverbindingen is het op die manier mogelijk om een zo persoonlijk mogelijk contact te onderhouden.

Wat houdt een audit op afstand eigenlijk in?
Het auditprogramma van een audit op afstand is nagenoeg gelijk aan het auditprogramma van een audit op locatie. Alle onderdelen uit het auditprogramma kunnen worden beoordeeld. De auditor neemt via videoverbinding de interviews af met de verantwoordelijken van de betrokken afdelingen. De verbindingen zijn goed beveiligd en maken het eenvoudig om documenten digitaal te delen en aan te leveren.

Wat is er nodig voor een audit op afstand?
Voorafgaand aan de audit neemt onze auditor contact op om het auditplan/programma door te spreken en is het belangrijk om rekening te houden met onderstaande punten:

• Zorg voor een goede internetverbinding; om de audit soepel te laten verlopen, is het van belang dat er een stabiele internet verbinding is. Wij maken gebruik van verschillende (gratis) videoprogramma’s zoals Microsoft Teams, Skype en Zoom. Hierdoor is er weinig verschil met een face-to-face interview. Check voor de audit de verbinding en test de software.
• Voorbereiding van collega’s op locatie; breng de collega’s op de hoogte van deze manier van auditeren en zorg voor een geschikte ruimte waar de interviews met de auditor kunnen plaatsvinden.
• Documentatie alvast doorsturen; het is niet noodzakelijk om uw complete administratie digitaal te hebben. Het belangrijkste document om digitaal te hebben, is het handboek inclusief directiebeoordeling. Wat betreft de registratie formulieren; alleen de gevraagde formulieren van de steekproef dienen te worden ingescand of gefotografeerd. Eventueel zal onze auditor alvast enige documentatie opvragen voor de start van de audit.

Toch een audit op locatie?
Indien onze collega’s op locatie moeten zijn door de aard van de werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld voor werkplekinspecties, zijn ze goed geïnstrueerd om de laatste richtlijnen van het RIVM goed op te volgen. Hieronder een verduidelijking van een aantal maatregelen die wij nemen:

• We geven geen handen en houden ten minste 1,5 meter afstand.
• Om de afstand tot elkaar te verruimen, maken we gebruik van telefonisch contact op de locatie om te overleggen en kunnen gevraagde documenten worden getoond via foto’s of videobellen.
• Wij maken alleen gebruik van onze eigen hardware (computers, Ipads, telefoons, etc.)

In het geval van een audit op locatie willen wij u vragen om uw collega’s te informeren over bovenstaande maatregelen, zodat we samen kunnen zorgen voor een veilige werkomgeving.

Meer informatie
Een overzicht van alle richtlijnen van het RIVM bekijkt u hier.
Het Corona Statement van Normec vindt u hier.

Laatste updates
Wij hebben veelvuldig overleg met de beheersinstanties en de Raad van Accreditatie, zodat we u kunnen voorzien van de laatste wijzigingen en updates die relevant voor u zijn.

Continuïteit van jouw certificering
Door bovenstaande genomen maatregelen zijn we in staat u volledig van dienst te zijn én willen we u ondersteunen door continuïteit en flexibiliteit te bieden.

Vragen?
Heeft u vragen over een audit op afstand of over wijzigingen in de laatste nieuwsupdates? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)345 585 000 of via e-mailadres info-cert@normecgroup.com.